Framework sobre uso de custos na administração pública à luz das alavancas de controle : um estudo de caso no Governo Federal

Abstract

Como a informação de custos é utilizada na gestão de entidades ou órgãos públicos federais? Para responder essa questão, a presente pesquisa utilizou a Teoria das Alavancas de Controle (SIMONS, 1995) e o framework de potenciais usos da informação de custos, elaborado pela autora. A Teoria das Alavancas de Controle lida com a implementação de estratégias nas organizações mediante quatro sistemas de controle de gestão chamados Alavancas. Os sistemas de crenças, restrições, controle diagnóstico e controle interativo estão baseados nos binômios incentivo ou restrição e com ou sem retorno. O framework aponta 12 usos possíveis da informação de custos: Planejamento e Orçamentação; Processo Decisório; Controle e Redução de Custos; Gerenciamento; Transparência; Avaliação de Desempenho; Accountability; Qualidade do Gasto; Reembolso; Fixação de Taxas e Preços; Evidenciação de Custos; e Satisfação de Requisitos Legislativos. Essas lentes teóricas subsidiam estudo de caso realizado em sete organizações públicas federais, usuárias relevantes do Sistema de Custos do Governo Federal – SIC. A utilização de um sistema de custos é obrigatória, nas organizações públicas, desde 2000, com a edição da Lei de Responsabilidade Fiscal – LRF. Contudo, os resultados obtidos evidenciam a ausência de diagnósticos estruturados e regulares sobre o uso efetivo das informações de custos na administração pública federal. Para suprir tal deficiência, a pesquisa enumera práticas relacionadas aos sistemas de crenças e de restrições, que podem servir de benchmarking em outras organizações. Além disso, a pesquisa detectou que o sistema de crenças é mais desenvolvido do que o sistema de restrições. Assim, a informação de custos tende a não gerar retorno de gestão na forma de ajustamentos das organizações. Além de problematizar a efetividade da informação de custos gerada, tal achado evidencia lacuna de espaço regulatório a ser preenchida pelos órgãos gestores do Sistema. As eventuais situações com retorno (cibernéticas) caracterizam o sistema de controle diagnóstico – monitoramento e restrição, para fins de Processo Decisório, Controle e Redução de Custos e Gerenciamento. Embora citado por alguns informantes, não há evidências do uso regular da informação de custos pela alta gestão. Destaca-se, ainda, que o Controle Interno tem sido pouco expressivo na disseminação do uso da informação de custos na gestão das organizações. Embora não generalizáveis a toda a administração pública, os resultados contribuem para a consolidação desse campo de pesquisas e a conclusão indica encaminhamentos, para órgãos reguladores do sistema de custos federal e para organizações públicas que pretendam usar essa ferramenta na gestão, além de pesquisadores interessado no tema.