As diretrizes orientadoras da administração pública federal brasileira para avaliação de documentos

Abstract

Este trabalho apresenta resultado de pesquisa de mestrado, desenvolvido no Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, na Universidade de Brasília, Brasil. Tem como objetivo analisar a existência dos dispositivos normativos orientadores, para a avaliação de documentos de arquivos, nos órgãos ministeriais do Poder Executivo Federal. A avaliação de documentos de arquivo faz parte do novo paradigma na Arquivologia, que surgiu em meados do séc. XX como resposta ao crescimento cada vez maior da produção documental governamental. Na avaliação de documentos ocorre a escolha dos documentos que terão preservação permanente e aqueles que serão eliminados, com base em critérios valorativos. Os critérios de valor comumente se baseiam nas finalidades legais, administrativas ou de interesse para a história e a pesquisa, de acordo com o potencial de uso dos acervos. Além disso, nesse processo também se estabelecem os prazos de guarda para os documentos das organizações. Por isso, é considerada como uma das principais operações na gestão de documentos para a promoção da eficiência administrativa e para a preservação da memória social. No arquivo histórico ou permanente conservam-se somente uma pequena porcentagem dos registros, do total de documentos, que tenham sido avaliados, como os de valor permanente para fins de prova ou informações outras para a sociedade. Ela faz parte dos procedimentos intelectuais e operações técnicas aplicadas na gestão de documentos, conforme legislação brasileira relacionada ao tema. Administração Pública desempenha as suas atribuições dentro dos limites legais de sua competência e dos seus atos normativos no âmbito do Poder Executivo, razão pela qual obriga-a fazer o que a lei determina. Além disso, ela realiza a vontade política de governo, que contém em sua estrutura órgãos públicos como realizadores da ação governamental, que produzem e acumulam documentos em razão das suas ações administrativas de governo. O Arquivo Nacional, órgão responsável por acompanhar e implementar a política nacional de arquivo, instituiu Instrução Normativa na qual define que devem estar avaliados os acervos de arquivos transferidos. O Conselho Nacional de Arquivos, responsável pela definição da política nacional de arquivo e órgão central do Sistema Nacional de Arquivo normatizou e editou diversas resoluções orientadoras para avaliação de documentos. Como metodologia, a investigação ocorreu por meio do Serviço de Informação ao Cidadão, em conformidade com a lei que trata do acesso à informação. Utilizou-se o e-SIC do Poder Executivo Federal. Foram solicitadas informações a respeito da existência de qualquer dispositivo normativo interno que tratasse da avaliação de documento de arquivo naquela instituição, tais como: regimento interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do órgão; Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativo às atividades-fim; Relatório de Atividades da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; manual de gestão de documentos ou quaisquer outras diretrizes internas a respeito do assunto. Procurou-se identificar alguma diretiva interna de cada órgão que orientasse a avaliação de documento, e com isso reforçasse as orientações do CONARQ e Arquivo Nacional. A amostra da pesquisa foi formada pelos vinte e quatro ministérios da Administração Pública Federal, com sede em Brasília, Brasil. Como resultado constata que a avaliação de documentos de arquivo é prática relevante tanto para a eficiência e eficácia administrativa, como para a preservação da memória da instituição e da sociedade. Para isso, torna-se necessário que o Poder Público exerça seu papel constitucional como responsável pela gestão documental governamental e desempenhe os desdobramentos de que essa atribuição acarreta de forma satisfatória.